Jak na řízení projektů aneb Zkuste třeba Asanu
Když tvoříte v jednom týmu více projektů pro klienty i vlastní, není možné fungovat bez nějakého nástroje na správu projektů. Programů na projektové řízení jsou tucty. Některé jsou zdarma, některé mají zpoplatněný počet členů v týmu nebo počet vytvořených projektů. V Inovativu jsme dlouho zkoušeli různá řešení. Od jednoduchého Wunderlistu, přes různé další pokročilé to-do aplikace, až k online službě Asana.
Asana se za několik let používání stala doslova středobodem našeho týmu. Základní poučka GTD metody je vždycky všechno zapsat. Je prakticky jedno kam – na papír, do poznámky v mobilu nebo do speciálního programu. Důležité je, aby měl člověk volnou hlavu na tvůrčí myšlení a neměl ji plnou důležitých úkolů a poznámek. Všechno z hlavy musí ven – tam, kde to v pohodě kdykoliv najdu. My do Asany píšeme prakticky všechno. Je to možná nestandardní využívání a tvůrci s ním asi nepočítali, ale my jsme si z Asany udělali krom to-do listu a seznamu projektů, taky databanku všech důležitých informací o zákaznících, přístupech, našich serverech, expiracích, platbách, fakturách apod. Je neskutečně osvobozující večer usínat a nemít v hlavě milion myšlenek, co a jak ještě musím ráno udělat, komu zavolat, co dořešit s programátorem. Usínám a jsem v pohodě, protože ráno otevřu Asanu a tam je všechno.
To nejlepší na používání Asany
- vše je na jednom místě, nic se nenosí v hlavě.
- vše lze jednoduše vyhledat.
- úkoly lze přiřadit k projektu nebo více projektům, které jsou barevně odlišené.
- úkoly lze přiřadit k člověku, který je má splnit . Po splnění se úkol přiřadí dalšímu členovi týmu, který s ním pracuje dál.
- každý úkol má svoji diskuzi, kde se řeší případné dotazy a problémy s úkolem. Už nikdy nemusíte hledat ve Facebook Massengeru, co to kolega jenom psal.
- úkolu lze přiřadit datum splnění a další podúkoly.
- ke každému úkolu lze vložit soubor, obrázek apod. Všechny dokumenty k úkolu budou na jednom místě, žádné hledání v Dropboxu.
- na úkol lze nalepit libovolné množství tagů. My tagy používáme jako prioritu a stav úkolu – Urgent, Medium, Waiting, Bug apod.
- všechny aktualizace úkolů jsou přehledně v Inboxu. Notifikace o změnách v úkolech chodí i na e-mail.
- Asana je do 15 členů týmu zdarma – k úkolu lze přidat i externího kolegu, který není součástí týmu.
- Díky API lze na Asanu napojit spoustu dalších aplikací třetích stran – Evernote, Slack, MailChimp, Google kalendář, GitHub a tuny dalších. My využíváme např. Asana Time Tracker, který počítá čas strávený nad jednotlivými úkoly.
- perfektní mobilní aplikace na iOS a Android, která funguje i offline.
- možnost založit i Personal Project, který je ostatním členům týmu skrytý. Já si do takového projektu zapisuji osobní úkoly.
Jak používám Asanu
Ukázková situace, kterou zná každý tvůrce webů. Do e-mailu přijde poptávka se specifikací webu. Otevírám Asanu a do projektu s názvem Nacenit přidávám nový úkol se jménem společnosti, která poptávku poslala. Do úkolu vložím specifikaci, časový odhad můj i kolegů, technické připomínky, cenu za jednotlivé dílčí fáze webu (wireframy, grafika, šablona, programování, testování apod.). Klientovi posílám nabídku. Pokud se na spolupráci domluvíme, tento úkol se základními informacemi o webu uložím jako Projekt. Web je následně dle specifikace rozporcován na jednotlivé úkoly pro grafika, kodéra, programátora a další kolegy. Veškerá komunikace, soubory a informace o novém projektu jsou tedy k nalezení na jednom místě.
Chvíli bude trvat, než si na tento styl komunikace všichni členové týmu zvyknou. Naše externí kolegy jsme museli prakticky donutit, aby začali používat Asanu. Stačí totiž jeden člen týmu, který nepoužívá stejné řešení a veškerá pohoda a flow jde do kytek. Komunikace se vrací do doby kamenné, kde se soubory posílají přes e-mail a poznámky k úkolům jeden píše na Fb, druhý na Skype a třetí na Viber.
Najděte si svoje řešení
Netvrdím, že jediné správné řešení je Asana. Každý tým si najde svůj postup, jak projekty řídit. Projektové řízení a využívání to-do nástrojů není vhodné jen pro lidi od IT a marketingu. V každém odvětví jsou týmy, které mají společné projekty popř. společné úkoly. Znám tým, který komunikuje přes uzavřenou skupinu na FB a funguje jim to skvěle. Důležité je, aby měl každý tým místo, kde budou všechny projekty, poznámky, soubory a diskuze k dohledání. Ušetří to nejen spoustu nervů, ale i času = peněz.
Alternativy
Nástrojů na efektivní řízení projektů je celá řada. Některé mají funkce navíc, např. myšlenkové mapy. Jiné sází na jednoduchost a přehlednost.
- www.freelo.cz – pěkný český nástroj pro správu úkolů, souborů i rozpočtu projektů, zdarma pro 2 projekty nebo 60 dní na vyzkoušení premium
- www.easyproject.cz – další české řešení, velmi povedené, 1 490 Kč / rok za 10 členů týmu
- www.wrike.com – zdarma do 5 členů týmu
- www.redmine.org – open source, dříve hodně využívaný, nyní mi přijde dost zastaralý
- www.taiga.io – open source, zdarma, pokud vaše projekty necháte veřejné
- www.toodledo.com – trochu rozšířený to-do list, zdarma
- www.basecamp.com – odstartoval vlnu nástrojů na projektové řízení, podle mě jedno z nejpoužívanějších řešení na světě a taky nejdražších, $29 / měsíc
- www.omnigroup.com – řešení pro jablíčkáře
- www.teamclerk.com – minimalistické řešení, zdarma pro 3 členy týmu
- www.nostromo.io – zaměřeno na startupy, $5 / měsíc / člen týmu
- www.trello.com – v češtině, zdarma pro neomezeně velký tým
- www.slack.com – neuvěřitelně nahajpovaný projekt, osobně v něm nevidím nic moc zvláštního
- www.proofhub.com – nemá tarif zdarma, 10 založených projektů za $18 / měsíc
- www.any.do – populární task manager
- a spousta dalších
